Project Description

HAL Allergy Group

HAL Allergy Group
vereinfacht die Instandhaltung
mit Ultimo

Im Jahr 2008 wollte die HAL Allergy Group ihr Enterprise Asset Management (EAM)-System aktualisieren. Das Unternehmen arbeitete bisher mit verschiedenen Programmen zur Verwaltung seiner täglichen Instandhaltungsprozesse, wobei einige Aufgaben in Excel und Access erfasst wurden. Dies machte es schwierig, alle Daten zu den Anlagen zu überblicken.

Verwaltung vereinfachen

Um die Verwaltung zu vereinfachen und das Verfahren zur Speicherung wichtiger Compliance-Dokumentationen zu verbessern, suchte das Unternehmen nach einer stärker integrierten Lösung. Ziel war es, Teile, Lieferanten, mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen (Meantime Between Failure ; MTBF) und verschiedene andere Faktoren auf einer einzigen Plattform zu verwalten. Ultimo bot alle erforderlichen Funktionen mit dem zusätzlichen Vorteil eines hohen Maßes an individueller Anpassbarkeit.

Zuvor wurden die meisten Instandhaltungsaufträge per Telefonanruf angefordert. Dabei musste der Mitarbeiter des Instandhaltungsteams, der den Anruf entgegennahm, die Details von Hand notieren, was zeitaufwändig war und das Risiko erhöhte, dass Informationen verloren gingen oder Aufträge übersehen wurden. Um dieses Problem zu lösen, führte die HAL Allergy Group das Ultimo Self-Service-Modul ein.

Heute haben alle Mitarbeiter Zugang zu Ultimo und jeder Instandhaltungsauftrag wird über das System angefordert. Alle Anlagen des Unternehmens sind in Ultimo verfügbar, sodass die Mitarbeiter bei einer Instandhaltungsanforderung die entsprechende Anlage gleich mit ihrer Anfrage verbinden können. Das macht es dem Instandhaltungsteam leicht, den Überblick über die Aufträge zu behalten und Kosten und Zeitaufwand für die Instandhaltung wichtiger Anlagen zu überwachen, was die Effizienz optimiert.

Ein großer Vorteil an Ultimo ist, dass man ganz einfach erfassen kann, wie alle Anlagen und Mitarbeiter zueinander in Beziehung stehen.

Richard Zwart – Maintenance Supervisor

Ein großer Vorteil an Ultimo ist, dass man ganz einfach erfassen kann, wie alle Anlagen und Mitarbeiter zueinander in Beziehung stehen.

Richard Zwart – Maintenance Supervisor

Kostspielige Probleme beseitigen

„Effizienz ist immer eine Herausforderung, besonders wenn das benötigte Teil nicht auf Lager ist. Meistens kostet das Teil nur 25 Cent, aber der daraus resultierende Produktionsstillstand kann sich leicht auf mehr als 100.000 Euro belaufen. Aus Situationen wie diesen kann man einiges lernen. Indem wir Ultimo als Wissensbasis nutzen, können wir Schritte unternehmen, um potenziell kostspielige Probleme zu beseitigen und unsere Arbeitsweise zu verbessern.“ – Richard Zwart, Instandhaltungsbeauftragter,
HAL Allergy Group.

Da jede Anlage und jede damit verbundene Instandhaltungsaufgabe in Ultimo erfasst wird, lassen sich Wertzuwachs und Abschreibungskosten leicht überwachen. So kann das Instandhaltungsteam die Daten auch auf einfache Weise an den Vorstand weitergeben, um zu zeigen, wie die Instandhaltungskosten sich in den nächsten Jahren entwickeln werden. Dies erleichtert die Planung und Sicherstellung zukünftiger Investitionen.

Die Verwaltung von Compliance-Dokumentationen in Ultimo ist ein weiterer entscheidender Vorteil für die HAL Allergy Group. In dem stark regulierten pharmazeutischen Sektor müssen alle Geräte einmal im Jahr kalibriert werden. Jegliche Unstimmigkeiten oder Nichteinhaltung der EudraLex GMP-Richtlinien können schwerwiegende Folgen haben, bis hin zu potenziellen Betriebsstilllegungen. Deshalb ist es so wichtig, dass alle Instandhaltungsprozesse korrekt dokumentiert werden.

Verschiedene Maschinen erfordern unterschiedliche Zugangsstufen, und das Instandhaltungsteam muss sicherstellen, dass jeder, der an der Anlage arbeitet, über die entsprechende Ausbildung, Zugangsstufe und Arbeitserlaubnis verfügt. Da alle zugehörigen Dokumentationen in Ultimo unterschrieben, datiert und gespeichert sind, kann den Prüfern leicht nachgewiesen werden, dass alle Aufgaben von autorisiertem Personal ausgeführt wurden.

„Ultimo ist unkompliziert; man kann sich ganz leicht darin einarbeiten. Mit ein wenig Schulung, die ebenfalls von Ultimo angeboten wird, kann man viel selbst erreichen. Ultimo bietet viel mehr Freiheiten als andere Lösungen. Die übersichtliche Darstellung und Schnittstelle machen es einfach, sich die benötigten Daten zu erschließen.“

Herausforderungen für HAL Allergy:

  • Viele verschiedene Systeme für
    die Verwaltung der täglichen
    Prozesse führten zu übermäßiger
    Komplexität und mangelnder
    Effizienz.
  • Schwierig, sich einen
    ganzheitlichen Überblick über die
    Kosten pro Anlage zu verschaffen.
  • Vorhandene Lösungen nicht
    leicht anpassbar.
  • Compliance-Dokumentation
    schwer zu verwalten.

Vorteile bei der Verwendung von IFS Ultimo

  • Verbesserte Effizienz und
    Kostenkontrolle.
  • Vereinfachtes
    Instandhaltungsmanagement.
  • Leicht anpassbare Lösung zur
    Berücksichtigung sich ändernder
    Anforderungen.
  • Klare Darstellung wichtiger
    Validierungs- und Kalibrierungsdokumentationen.

Leichte Anpassbarkeit

Für die HAL Allergy Group ist die leichte Anpassbarkeit von Ultimo ein weiterer Hauptvorteil. Der Leiter der Instandhaltung erstellt regelmäßig neue Funktionen in Ultimo, um die Arbeitsweise seiner Teams zu vereinfachen und jeden Prozess so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. In letzter Zeit lag der Schwerpunkt auf der Verbesserung des Verfahrens, wie Kalibrierungsetiketten erstellt werden. Vorher arbeitete das Unternehmen mit einem Etikettenschreiber, wobei die Kalibrierungsdaten manuell eingetragen wurden. Jetzt, da alle Anlagen in Ultimo integriert sind, besteht der nächste Schritt darin, das Fälligkeitsdatum für die Kalibrierung direkt aus dem System zu übernehmen, um das Risiko manueller Fehler zu vermeiden. Auch die gesamte Ersatzteildatenbank wird in Ultimo übertragen, um das Lager- und Kostenmanagement zu vereinfachen. Mit Ultimo können die Daten problemlos für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, beispielsweise für die Lagerverwaltung oder zum Nachweis des Wertes von Lagerbeständen für das Versicherungsmanagement.

HAL Allergy Group

Die HAL Allergy Group ist einer der führenden Spezialisten in der allergenspezifischen Immuntherapie in Europa. Seit über 60 Jahren erforscht
und produziert das Unternehmen eine Reihe von Allergenextrakten für therapeutische und diagnostische Zwecke, um beispielsweise
Hausstaubmilben-, Haustier- oder Graspollenallergien zu lindern. Das Unternehmen verfügt über zwei hochmoderne Produktionsanlagen im Bio Science Park in Leiden (Niederlande). In der einen werden die eigenen Produkte hergestellt, in der anderen die Bestellungen der Contract Manufacturing Organisation (CMO). Zuletzt war dies ein Covid-19-Impfstoff.

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