AVO-Werke optimises
asset management and
audit processes with IFS Ultimo

The company was looking for software that not only covered all important asset management processes, but also had a simple user interface that would quickly gain acceptance among employees. Mobile and largely paperless working were further objectives. After thorough consideration, the decision was finally made in 2020 to introduce Ultimo. Together with Ultimo, the solution was adapted to the specific needs of AVO-Werke. Now, much of the configuration can be done independently using the configuration tool.

„Alle unsere Prozesse in der Instandhaltung – vom Auftragsmanagement über das Berichtswesen bis hin zur Kostenkontrolle, Beschaffung und Lagerhaltung von Ersatzteilen – sind mit Ultimo deutlich besser organisiert“, sagt Dr. Kurt Höfelmann, Technische Leitung, AVO-Werke. „Wir haben mit Ultimo einen hervorragenden Überblick über den Zustand unserer Anlagen und können die Stillstandzeiten reduzieren. Alles läuft effizienter ab, was sich auch positiv auf die Motivation unserer Mitarbeiter auswirkt.“

„Die Flexibilität zwischen der Arbeit am Computer und der Auftragsabwicklung am mobilen Gerät per Ultimo Go+ App ist ein faszinierendes Feature der neuen EAM-Lösung“, resümiert Projektleiter Denis Roor, Technischer Einkauf, AVO-Werke. „Die Möglichkeit, unterwegs einen Auftrag anzulegen, diesen abzuarbeiten und dann als abgeschlossen zu melden, ist genial.

So werden viele Gehwege und Telefonate gespart. Die gewonnene Zeit kann effizienter genutzt werden.“ Hauptsächlich arbeitet die Technische Abteilung mit Ultimo. Aber auch die Schichtleiter in der Produktion sind eingebzogen und nutzen Ultimo Self Service, um Aufträge zu erstellen und den Fortschrittstatus zu verfolgen.

Im alten System wurde noch mit mehreren Excel-Listen gearbeitet, um eine Übersicht über Anlagen, Ersatzteile und Wartungsstatus zu bekommen. Dies hat sich mit Ultimo komplett geändert: „Das unkomplizierte Auftragsmanagement, die Übersicht über die Verfügbarkeit von Ersatzteilen sowie die Einsicht in Dokumentationen mit mobilen Geräten sind nur wenige Punkte, die uns die alltägliche Arbeit in der technischen Abteilung immens erleichtern“, meint Projektleiter Denis Roor.

„Bei Audits müssen wir zudem in der Lage sein, zügig die angeforderten Informationen bereitzustellen. Seien es Sicherheitsdatenblätter eines lebensmittelzugelassenen Schmieröles oder die Dokumentation über periodisch angelegte Wartungsaufträge einer bestimmten Anlage“, erklärt Denis Roor. Bei den AVO-Werken sind durch die papierlose und mobile Arbeit mit Ultimo alle benötigten Angaben und Dokumentationen schnell zur Hand.

For the future, the establishment and management of a new central warehouse for the technical department is planned with the help of Ultimo.